記録に残す意味と、いつでも記録にアクセスできる環境作り
この記事では、なぜ記録を取るのか、そしてそれをどう活かすかを解説します。
口頭確認で済ませることが多い方や、やり取りをスムーズに進めたい方におすすめの記事です。
なぜ記録するのか
まず、なぜ記録を取るのかの前提をそろえられたらと思います。
記録を取る大きな理由の1つが、建設的な話をしやすい状態を作るためです。
例えば二者間で、「あのときこう聞きました」「いや、それは言ってないです」という出来事が起こったとします。記録があれば、なぜこのような行き違いが発生したのかを振り返ることが可能です。振り返ると、「あのときは今と違う状況だったからこの話になったのか」とか「その後こういう話の流れになっているから、実はこの時点で行き違いが発生していたのではないか」と背景や原因が見えてきます。
責任の所在を明らかにできれば、対策や予防ができます。また例え自分が間違えていたとしても、記録が残っていれば冷静さを取り戻して素直に反省しようという気持ちも湧きやすくなると思います。
ここで大切なことは、間違っていた方を責めるためではなく、先述のとおり建設的な話をするために記録を振り返るということです。
なお、もしも記録がない場合、責任の所在が明らかになりにくく、立場が弱い人が責任を負うことになりかねません。ここでは、事実関係を明らかにして、建設的に物事を進める手段として「記録を取る」ということを覚えておいてください。
HeritageArrowでは、どんなシーンで記録を取っているか
HeritageArrowでは、関わるメンバーがどんなことをしたいか、そのためにHeritageArrowの活動にどう関わるか、といったメンバーの想いや個性を大事にしています。このような背景から、定期的にミーティングやSOUNDカードなどのツールを活用しコミュニケーションを取っています。
これらのコミュニケーションを取るときは、何かしらの形で記録に残しながら進めています。
共同編集できるGoogle Docsを利用することが多いです。また、XmindやMiroを利用してマインドマップを作成することもあります。
ミーティング時にGoogle Docsを利用する場合は、記録に残すこと以外にもメリットがあると思っています。事前に共有したいことを書き出したうえでミーティングに臨めるので、ミーティング時間はスムーズに共有ができます。また、話題が脱線しても、事前に議題が挙がっているため戻って来ることが容易な点もメリットです。
▼ミーティング議事録のサンプル
記録とセットで「紐付け・整理」されていることが大切
実は、「記録を取る」だけでは不十分で、「必要なときにいつでもアクセスできる状態」を保つことが大切です。
例えば、ミーティングの中で新しくタスクが発生した場合、タスク管理ツールの該当タスクにも議事録のリンクを貼り付けておきます。そうすることで、後からなぜこのタスクが発生したのかを簡単に振り返ることができます。
議事録を1つのフォルダに格納しておくのももちろん大切ですが、大量の議事録一覧の中から、欲しい記録を探すのは容易ではありません。課題発行時に紐付けをしておけば、データを後から探す時間や手間が省けるうえ、ストレスフリーで知りたい情報にアクセスすることが可能です。
紐付けするデータは議事録だけではありません。タスク管理ツールとは別に、チャットツールを使うことも多いと思います。チャットツール内でプロジェクトに関する話題が出たときは、追ってチャット内容をコピーし履歴を残しています。
▼チャットでのやり取りをタスク管理ツールに貼り付けた例
こうすることで、「この課題のあの話、一体どこでやりとりしたっけ？」という状況を防ぐことができます。リンクだけ残す場合だと、のちのちチャットツールを切り替えたり使わなくなったりした場合に見られなくなる可能性があるので、例示したとおりテキストで残しておくと安心です。
このように、関連する情報は1箇所に集約し、確認したいときにいつでも辿れる状態を作っていきましょう！
記録を取ることが大事だと、気付いた背景
ここからは、筆者の記録に関する体験談をご紹介します。フリーランスになった当初からHeritageArrowでの活動に参画しており、記録を取ることが当たり前になっていました。
そんな中、他プロジェクトで記録を取らず口頭ベースでミーティングを進めているメンバーを見て、不安と怖さを感じることがありました。「後から言った・言わないにならないだろうか？」「内容を見返したくなったらどうするのだろう？」と強く感じ、改めて記録を残すことの重要性を実感しました。
私自身がクライアントワークを行うときは、基本的に議事録を取りながらミーティングを進めています。また、終了後すぐに共有し、認識合わせを積極的に行っています。参考サービスや競合他社のリンクがミーティング中に共有されることも多いので、それらも議事録に集約。制作に着手するときは、「この議事録を確認しておけばOK」という状態になっているため、とても便利です！
そのおかげか、今のところ大きな手戻りを経験せず仕事を進められています。また、ありがたいことに少しずつリピートしていただける機会も増えてきました。
会社員だとある程度「法人」という看板が盾になってくれますが、フリーランスや業務委託での仕事だと自分自身で信頼関係を築くしかありません。「上手に」記録を取るためにはスキルが要りますが、ここではあくまでも認識合わせや建設的に話をするための記録です。
上手い下手に関わらず「記録を取る」こと自体は誰にでもできます。一方、実際はできていない人もたくさんいると思います。なのでこの機会に、「記録を取ること」を癖付けておくのがとってもおすすめです！
まとめ：記録と紐付けで、スムーズに仕事ができる環境を整える
ここまで読んでくださった方の中には、「大変そう」と思った方もいるかもしれません。しかし「記録をつけること」は、今のあなたのスキルセットで十分にできる「スムーズに仕事をする」ためのアクションです。
最後に、記録を取るうえでもう1つメリットだと感じることをご紹介して終わろうと思います。
もう一つのメリットは、記録は「資産」になるということです。非常事態が起こって記録を見返さないといけないときも、もちろんあなたの助けになります。一方で、「前回はどんな流れでこれをしたっけ？」と参考にしたいときも、記録はあなた専用の教科書になっています。紐付けで時系列が整理されているので、「あのときはこうだったけどもう少しこうできたな」とか「この対応が喜ばれたから、次も取り入れよう」といった気づきがたくさん得られるはずです。
はじめのうちは記録を取ることに慣れるので精一杯かもしれませんが、ゆくゆくメリットももたらしてくれると思うと、モチベーションにもつながるのではないでしょうか。うまいか下手かというのは関係ないので、気負わずに記録を残すことを習慣化していただければと思います！