コンテキストによるツールの使い分け

この記事では、HeritageArrowで普段使っているツールと、それらの使い分けについてご紹介します。
どんな時にどのツールを使えば良いか、迷っている方の参考になると嬉しいです。

HeritageArrowでのツール使い分け

早速、ツールの種類と主な使い方をご紹介します。
利用頻度の高いものから記載しているため、順番も踏まえてご覧ください。

Backlog

Backlogは、主に課題の進捗管理に使います。

例えば、ミーティング中に新しい業務が決まったとします。
その際、Backlogで課題を発行し、課題の中で作業を進めたりレビューを依頼したりします。
主に、「何をしたか」「今どういう状況か」「次に何をするのか」などをコメントに残しながら進めるイメージです。

以前、代表の的場から、「課題を発行するやり方は、チケット駆動開発の考え方を参考にしている」と言う話を聞いたことがあります。
チケット駆動開発は、かいつまんで言うと「チケットを発行してから作業に入る」というソフトウェア開発手法の1つだと聞きました。
メリットとしては、あとで「何でこれをする話になったんだっけ？」「あの進捗どうなっているか、誰か知らない？」などの混乱を防ぐ点があります。
チケット駆動開発について詳しく知りたい方は、ぜひご自身で調べてみてください。

ここでは、HeritageArrowでのBacklogの使い方として、次の2点を押さえておいてください。

• 課題管理はBacklogで行う
• 課題発行をしたうえで作業を始める

チャットツール

DiscordやSlackなどのチャットツールも活用しています。
どのチャットツールを使うかは状況によって変わることもあるため、ここではチャットツールとひとまとめで呼びます。

主な使い方は、ミーティングの日程調整で使うことが多いです。
その他には、Backlogの課題とは関係ない質問や共有事項に使うこともあります。
例えば、「次回のミーティング議事録を作成したので共有します」「請求書の送り先はどこですか？」といった内容などです。

HeritageArrowでは、業務と直接関係のない雑談もチャットで行って問題ありません。
メンバー間でのコミュニケーションを積極的に取りたい場合は、チャットの活用を検討してみても良いと思います！

Googleドキュメント（Docs）

ミーティングの議事録には、同時編集ができるGoogleドキュメントを使っています。
英語でのサービス名が「Google Docs」なので、HeritageArrow内では「Docs（ドックス）」と呼んでいます。

場合によっては、共同で記事執筆をする際にも使います。

専門ツール（GitHub・Figma・Miro・Xmindなど）

前章まではHeritageArrowに参画すると誰もが使うツールをご紹介してきました。
ここでは、各メンバーの専門性や業務内容に合わせて使用するツールについて扱います。

エンジニアは主にGitHubを、デザイナーは主にFigmaを使って成果物の制作を行います。
MiroやXmindなどは、企画や経営に関わる課題が出たときに使います。

成果物を作ったあとは、基本的にレビュー工程を伴います。
レビューに向けて、「ここに補足を入れたい」ということも出てくるので、それらは直接ツール上でコメントを残しています。
具体的な内容や詳細をBacklog上で説明するには限界がありますし、レビュアー側にも伝わりにくいです。
専門ツールで成果物と補足コメントを記載し、レビューはBacklogから依頼する、という流れで使い分けをしています。

Figmaで成果物に補足コメントを入れたときのキャプチャ

補足：ツール同士の補完

それぞれのツールの役割に応じて使い分けをしますが、相互リンクにすることもよくあります。

例えば、ミーティングがきっかけで新しくBacklogで課題を発行したときは、課題の概要欄に議事録のリンクも貼っておきます。
なぜこの課題に取り組むことになったのか？という経緯が議事録には残っているため、後からBacklogを見返したときに背景も併せて把握できるからです。

また、チャットツールでやり取りしている最中に課題関連の話題が出たときも、チャットでの会話内容を該当のBacklog課題に貼り付けておきます。
課題の進捗管理はBacklogのため、他ツールで課題と関連する話題が出たときはBacklogに集約するように心がけています。

こうしておくことで、どこから遡っても課題の全体像や経緯を把握できます。
そんなに振り返ることがあるのか？と思うかもしれませんが、意外と振り返る機会はあるので、相互リンクで紐付けておくととても便利です。

ツールを使ううえでの考え方

ここまで各ツールの使い分けについてご紹介しましたが、必ずしも厳密な使い分けが要求されるかと言うと、そうではありません。
あくまで現時点での使い方であって、今後ツールが増えたり減ったりする可能性もあり、その都度最適な形は変化します。

また、それぞれに関連する情報が含まれている場合もあるため、切り分けが難しい場面もあります。
その際は、それぞれのツールに相互リンクを貼り、補完しあうようにしています。
「どのツールに書くか」よりも「見返したときに導線が繋がっているか」ということに目を向ける感覚です。

それでも、「どのツールに書けばいいか」で迷う場合は、聞いてしまうのもおすすめです。
悩んでいる時間が長くなるより、業務に時間を確保するほうが建設的です。

質問してすぐに回答が得られない場合は、「こっちかな」と思うツールに一旦書き込むこともあります。
もし別の場所が適切だと分かった場合は、指示に従って貼り直せばOKです。

実際に貼り直す作業を通して、「この内容はここに書くんだな」という経験値に繋がる側面もあります。
使い分けに神経を尖らせるよりも、「運用しながら覚えていく」感覚で問題ないと思います。

ツール使い分けの実体験

個人的には、ツールの使い分けで困った経験はあまりありません。
というのも、HeritageArrowの初期フェーズから参画しており、プロジェクトの進行とともにツールが少しずつ増えていく状況だったからです。
特に運用ルールもあったわけではなく、他の人たちがどのように使っているかを観察しながら覚えていきました。

ツールを使い分けしていて良かったと感じたことは、後から見返したときに一貫性が保たれている点です。
Backlogでは基本的に時系列でコメントが並ぶため、どういう流れでその課題が進んでいるかが順を追って確認できます。
もし使い分けがされていなかったら、課題の合間に翌週のミーティング日程を決める会話が出てくるかもしれません。
すると、課題全体に余計な情報が挟まり一貫性に欠けてしまううえ、ミーティング日程を確認したいときもどこでその話をしたか探さなくてはなりません。

一貫性が保たれることで、情報を探したいときも比較的すぐに欲しい情報が見つかります。
相互リンクを貼ったりすることが少し面倒に感じることもありましたが、後の探しやすさを考えると使い分けていて良かったと思います。

唯一、使い分けに慣れが必要だったのは、Backlogの機能の一つ、「wiki」でした。
ツールごとの使い分けから少し逸れてしまいますが、「wikiにまとめてください」と指定されたにも関わらず、課題にまとめていたことがありました。
wikiと課題の違いを簡単にまとめると、次のとおりです。

• Wiki：バージョン管理されているため更新しやすく、リサーチ情報やノウハウ等をまとめるのに適している
• 課題：該当課題に関する情報を集約するところ。wikiを使う指定がない限り、基本は課題を使う

この使い分けも、指摘を受けたり質問したりしながら、実践のなかで覚えていきました。

まとめ

HeritageArrowではBacklogとチャットツールを中心に、課題を進めたりコミュニケーションを取ったりしています。
その他のツールは、職種や状況に応じて使っています。

私自身、前職はITやWeb系ではなく、いきなりフリーランスになったため、
こういったツールを使うのはHeritageArrowが初めてでした。

正直、課題に必死で、使い分けまで考えていなかったのが本音です。笑
ただ、使いながら指摘を受けたり他のメンバーを観察したりする過程で、いつの間にかある程度使い分けができるようになっていました。

はじめは迷うこともあるかもしれませんが、この記事を読み返したり質問したりしながら、慣れていきましょう！
メンバーとコミュニケーションを取りながら、実践を続けてみてください。