ミーティングへの向き合い方で、仕事の景色が変わった話

今回は「ミーティングの準備をすることで、自分の考えを言えるようにする大切さや体験談を書いてほしい」という依頼をきっかけに、この記事を書くことになりました。
私自身、以前はミーティング前の準備を特に行っていなかったので、その頃の経験も交えながらお話しできればと思います。

デザイナーになる以前は事務職をしており、当時ミーティングは「参加していればOK」だと捉えていました。
そんな私の認識がどう変わり、結果として”仕事の景色が変わった”と感じるようになったのか。
その経緯を、体験談としてご紹介します。

過去のミーティングに対する姿勢

私がミーティングを「参加していればOK」と捉えていた背景には、これまでの仕事経験がありました。
現在はフリーランスのデザイナーとして非同期で仕事をしていますが、その前は会社員として販促関連の部署にいました。

販促部門では、DMやノベルティ等を扱っていました。いわゆる、取引先に「提案してもらう」立場でした。
ミーティングは取引先がプレゼンをする場だったため、準備なく参加しても問題を感じることはありませんでした。

デザイナーとしてフリーランスになってからも、その姿勢のまま活動をしていました。
ミーティングには出席し、聞かれたことには答える。
それで十分だと、疑いなく思っていたのです。

ただ、ときどきミーティングの中で、ごく短い「間」のような違和感を覚えることはありました。
例えば、ミーティングの本題に入るタイミングで、一瞬沈黙する場面がありました。

当時は、それが何を意味しているのか分かりませんでした。
今振り返ると、先方は私からの提案や率先したリードを期待していたのだと思います。
あの沈黙は、「あなたの提案を聞きに来ました」という、まさに会社員時代の私と同じ姿勢を意味していたのだと思います。

そのとき感じたもやもやを、当時の私は深く考えませんでした。
ですが、その違和感の正体に気づくきっかけをくれたのが、その後に出会う先輩たちでした。

ミーティングへの意識を変えてくれた、先輩たちの振る舞い

2名の先輩たちと仕事をする過程で、これまでの考えを見直すきっかけを得ました。

まず一人目は、HeritageArrowに新しく加わった方です。

その方は、定例ミーティングの前に必ず議事録を用意し、必要事項を記載した上でミーティングに臨んでいました。
記載済だと、こんなにもスムーズにミーティングが進むのかと驚いたのを覚えています。

正直なところ、それまでミーティングに「準備」が必要だと考えたことは一度もありませんでした。
この振る舞いは、私にとってまさに目からウロコでした。

もう一人は、仕事を紹介してくれた知人のデザイナーです。

知り合いではあったものの、仕事で関わるのはその時が初めてでした。
紹介の仕事は引き継ぎ案件だったため、その方はクライアントとの顔合わせ前に、事前に整理した情報を共有する場を設けてくれました。

先方も含めた顔合わせのミーティングでは、橋渡し役をこなしつつ、議事録もきっちり取って終了後すぐに共有していました。
ミーティングをリードしつつ裏側では議事録もとっていたパワフルさに、私自身は呆気に取られていました。

この二人の行動を通して、自分の振る舞いとの間には、はっきりとしたギャップがあることを自覚しました。
それ以来、「ミーティングは準備してから臨むもの」だと捉え方そのものを改めました。

ミーティング準備を通して、臨む姿勢がアップデート

捉え方を見直してみて、実際どう行動が変わったかをお話します。

普段、ミーティング前にまとめておくことは以下のとおりです。

• 現在の進捗概要
• ミーティングで確認・共有したい事項
• ミーティング後のアクション

基本的にすべて箇条書きで書き出しておきます。
これを議事録とし、ミーティング中はこの議事録を画面共有しながら進めます。
余談ですが、関連するリンクも貼り付けておくと、その場で参照できるので便利です。

アクションについては、議論の状況次第で変わる可能性があるため、
ミーティング中にアップデートする前提で書き出しておきます。

こうした事前準備を重ねる中で、ミーティング自体の見え方も変わっていきました。

会社員時代は、ミーティングで提案を受ける側、つまりお金を支払う側の立場にいました。
そのため、参加して話を聞いているだけでも、ギリギリ成立していたのだと思います。

しかし、今はお金をいただく立場＝提案する側になり、参加するだけでは実質的に成立しないのだとようやく気づきました。
ミーティングを有意義な時間にする責任が発生しており、同時に、それを有意義なものへ変えていける立場でもあると感じています。

準備をしていなかったころは、その場の雰囲気に流された発言をしてしまうこともありました。
一方今では、準備の過程を挟むことで自分なりの軸を持ってミーティングに臨めるようになりました。
その結果、参加する姿勢も自然と前向きなものに変化しています。

ミーティングの準備をするようになってから感じた変化

事前準備をするようになってから、ミーティングの手応えも少しずつ変わってきたと感じています。

まず実感したのは、ミーティングの質でした。
準備済みのため、重要度の高い話から確認を進められるようになりました。
そのおかげで、自然と確認漏れも減り、かつ時間内に終わらせられるようになりました。

ミーティング後の動きにも変化がありました。
以前は、ミーティング後に「結局、何から手をつければいいんだろう」と立ち止まることがありました。
今では、次にやることの優先順位まですり合わせたうえで終えられるため、スムーズに作業に移行できています。

その他には、緊張して焦ることも減りました。
人と話すことは好きなのに、ミーティングの場では緊張感に飲まれて確認が漏れてしまうこともありました。
事前に準備すると、緊張の有無に影響されず聞くべきことを確認できるのだと実感しています。

こうした変化は、クライアントとの関係性にも影響していると思います。

たとえば、最初は少し話しにくそうだと感じていたクライアントとのエピソードがあります。
週次の定例ミーティングに毎回準備をして臨むうちに、少しずつ余裕が持てるようになりました。
準備しているという心の余裕と、時間的な余裕が相まって、本題の後に自然と雑談ができるようになりました。
結果として、当初感じていたコミュニケーションへの不安はなくなり、仕事も進めやすくなりました。

また、リピートの依頼をいただけるようになったことも、無関係ではないと思っています。
というのも、経験が浅くデザインやスピードでずば抜けた成果物を作れるわけではなかったためです。
それでも継続して声をかけていただけるのは、ミーティング含め向き合う姿勢を評価してもらえたのではと思っています。
少なくとも、「自分なりにやるべきことはやった」と思えることが、クライアントと正面から向き合うための自信につながっています。

まとめ

ミーティングの準備をすることで、疑問点や確認点が思っている以上にクリアになると実感しています。
何を確認すべきか？という視点で準備を進めると、自ずと自分の意見が持てるようになりました。
その結果、ミーティングへの参加姿勢も積極的になり、伝えたいことも漏れなく共有できるようになったと思います。

事前準備をするのに、必須のスキルはありません。
どちらかというと、やるか・やらないかの違いです。
その違いが、ゆくゆくはクライアントとの関係性やリピートの可能性に繋がるのなら、試してみる価値はあると思っています。

フリーランスになりたてのころは、ミーティングに準備が必要だなんて気づきもしませんでした。
そんな私でも、試した結果、今は違う景色を見ることができています。
もし今、意見を言うことが苦手だったり、惰性でミーティングに出ていると感じているなら、次回の予定から取り入れてみてください！